Centric connect.engage.succeed

Van Waning: “Het SharePoint Projectportaal maakt digitaal werken makkelijk”

Van Waning Bouw is een bouwkundig aannemer die moeilijke projecten niet uit de weg gaat. Integendeel, Van Waning is gespecialiseerd in complexe en logistiek uitdagende werkzaamheden in de nieuwbouw, verbouw en renovatie. Daarbij krijgen ook onderhoud en bouwkundige brandveiligheid de juiste aandacht. Om haar administratie zoveel mogelijk te digitaliseren, stapte Van Waning over op het SharePoint Projectportaal van Centric. Randolf Wolst, ICT Coördinator bij Van Waning Bouw, blikt terug op de ontwikkeling van dit nieuwe documentmanagementsysteem.
       

Van Waning Bouw ontstond in 2016 na een doorstart uit de Koninklijke Aannemingmaatschappij Van Waning. ICT Coördinator Randolf Wolst: “Hoewel wij op papier dus een relatief jonge organisatie zijn, werken we eigenlijk al sinds eind vorige eeuw samen met Centric. Sinds 1999 gebruiken we namelijk het ERP-systeem ALERT.” Toch zorgde de doorstart wel degelijk voor een verandering in het IT-landschap. Randolf: “Na de doorstart hebben we besloten onze IT anders in te richten en spraken we de ambitie uit om zoveel mogelijk in de cloud te gaan werken. Daarom hebben we ons IT-landschap hervormd en onze systemen, inclusief ALERT, in een private cloud geplaatst en deze gekoppeld aan Office 365.”

Tijd voor vernieuwing

Met deze transitie naar de cloud kwam ook het besluit om het documentmanagementsysteem (DMS) te vervangen. Randolf: “Het bestaande systeem was al een aantal jaar verouderd en werd niet meer ondersteund. Ook werkte het niet goed samen met ALERT. We moesten documenten uit ALERT bijvoorbeeld nog handmatig invoeren in het DMS. Met de transitie naar de cloud en de groeiende hoeveelheid digitale documenten, werd dat steeds tijdrovender en foutgevoeliger. Daarom was het voor ons nu echt tijd om op zoek te gaan naar een modern DMS dat goed integreerde met zowel ALERT als Office 365.”

Microsoft SharePoint Projectportaal

Wat bleek? Centric werkte aan het Projectportaal, een nieuw DMS gebaseerd op Microsoft SharePoint. Randolf: “Toen we dat ontdekten, hebben we voorgesteld om hiervoor pilotklant te zijn. Niet alleen omdat we goede ervaringen hadden met Centric, maar ook omdat we het wel zagen zitten om de eerste ALERT-klant te zijn die het Projectportaal zou implementeren. Dat gaf namelijk het voordeel dat we direct invloed hadden op de ontwikkeling van de oplossing en hoe de integratie met ALERT eruit zou zien.” Dat Centric de nieuwe omgeving bouwde op Microsoft SharePoint, was daarbij helemaal mooi meegenomen. Hierdoor kon Van Waning namelijk profiteren van de opslagruimte van haar bestaande Office 365-abonnement. Randolf: “Daardoor besparen we op opslag in onze private cloud en zijn we veel flexibeler. Nadat we de mogelijkheden met Centric bespraken, besloten we de uitdaging dan ook aan te gaan. In een aantal maanden hebben we vervolgens gezamenlijk het portaal doorontwikkeld. Daarna heeft Centric het voor ons geïmplementeerd, inclusief de koppeling naar ALERT.”

Makkelijk digitaal werken

Gevraagd naar wat het nieuwe documentmanagementsysteem Van Waning oplevert, vertelt Randolf: “We zien dat het veel makkelijker is om digitaal te werken en dat de hele organisatie, inclusief het uitvoerend personeel, steeds beter integreert. We hebben de volledige inkoopfacturenstroom gedigitaliseerd en zijn daar met de personeelsdossiers ook mee bezig. Ook zijn dankzij de koppeling de documenten uit ALERT direct inzichtelijk. Kortom, informatie is in SharePoint veel makkelijker en breder beschikbaar. Daardoor houden we kastruimte over, besparen we op papier en is de administratie minder foutgevoelig.”