Centric connect.engage.succeed

Maximale transparantie met Strukton Worksphere Klantenportal

Voor een goede samenwerking tussen klant en leverancier zijn openheid en eerlijkheid onmisbaar, is de overtuiging van Strukton Worksphere. Het bedrijf bouwt, onderhoudt en beheert met ongeveer 1.700 medewerkers de gebouwen en technische installaties van opdrachtgevers in de meest uiteenlopende sectoren. Iets dat al deze klanten gemeen hebben, is dat ze profiteren van de vernieuwde Klantenportal van Strukton Worksphere. Daar hebben ze eenvoudig toegang tot alle voor hen relevante documenten, informatie en de actuele status van technische installaties. Ronald van Herpt, asset management consultant, en projectleider Rob Martens vertellen hoe Strukton Worksphere streeft naar volledige transparantie. “Wij bewaren alle onderhouds- en inspectierapportages, besprekingsverslagen, contractuele documenten en projectdocumentatie en we hebben een enorme database met gegevens over de beheer- en onderhoudsprocessen. Waarom zouden we die gegevens dan niet eenvoudig inzichtelijk maken voor klanten?”
     

In de basis is de Klantenportal een archief waarin opdrachtgevers alle documenten rondom de samenwerking met Strukton Worksphere digitaal terugvinden. Maar het mag duidelijk zijn: het is veel meer dan alleen een documentmanagementsysteem. Het helpt bijvoorbeeld ook administratieve processen te versnellen. Ronald: “Naast het documentenarchief biedt de Klantenportal een overzicht van alle meldingen van een klant. Storingsmeldingen bijvoorbeeld, maar ook aanvragen voor een klus of offertes. Brengen wij die offerte vervolgens uit, dan is die ook meteen beschikbaar in het systeem. En accepteert de klant de aanbieding, dan is de verwerking ervan te volgen in het meldingenoverzicht.” Een ander voorbeeld is de administratieve afhandeling van werkbonnen, van melding tot factuur. Rob: “Dankzij de mogelijkheid voor onze klanten om werkbonnen vierentwintig uur per dag digitaal te accorderen, hoeven we geen papieren bonnen op en neer te sturen, want alle informatie is direct beschikbaar in de Klantenportal. Die digitalisering maakt processen inzichtelijk en verhoogt de efficiëntie.”

Dynamische assetdata real-time beschikbaar

Met de Klantenportal biedt Strukton Worksphere opdrachtgevers bovendien actuele stuurinformatie voor het managen van hun gebouwen en installaties. “Om goed asset management te bedrijven, willen klanten altijd de juiste informatie van hun eigendommen hebben”, legt Ronald uit. “Denk daarbij aan statische data zoals het type, merk en bouwjaar van installaties, maar zeker ook aan dynamische data over onderhoud en de actuele conditie en performance. Al die gegevens houden wij voor hen bij en maken we met de Klantenportal realtime inzichtelijk. Enerzijds om aan te tonen dat wij ons werk doen om een optimale inregeling van hun installaties te bereiken, anderzijds om klanten meteen op de hoogte te brengen van ontwikkelingen.” Om dat zo overzichtelijk mogelijk te doen, biedt de Klantenportal een dashboard met daarop verschillende meters en grafieken die klanten precies vertellen hoe hun assets ervoor staan. Dit dashboard is, net als de rest van de Klantenportal, volledig in de Strukton Worksphere-huisstijl. Welke informatie getoond wordt, bepalen opdrachtgevers zelf dankzij het ruime aanbod van vijfentwintig verschillende widgets.

Informatie duidelijk en aantrekkelijk tonen

De Klantenportal werd in 2015 samen met Centric op basis van Microsoft SharePoint Online en Microsoft Azure ontwikkeld. Schaalbaarheid, veiligheid en het overstappen naar de servers van Microsoft spraken daarbij voor zich. Voor het ontwerp van de gebruikersinterface besloot Strukton Worksphere om het bestaande extranet even links te laten liggen en een compleet nieuwe omgeving te ontwerpen. Rob: “We zijn samen met Centric naar de tekentafel gegaan. In een definitie- en designfase hebben we gekeken hoe we die informatie zo duidelijk en aantrekkelijk mogelijk aan onze opdrachtgevers konden tonen. Dat resulteerde in een oplossing met dataontsluiting van ons on-premises back-end, met daarin onder andere SAP Business Warehouse, naar een cloudplatform met behulp van Microsoft Sharepoint Online en Azure. Ook werden de user interface en het dashboard ontworpen, waarbij wij wilden dat het er conform onze huisstijl uit zou zien en volledig responsive zou zijn.” Ronald: “Nadat we akkoord waren met het ontwerp is Centric vervolgens met de Scrum-methodiek gaan ontwikkelen. In dertien sprints van twee weken is de Klantenportal helemaal gebouwd.” Rob: “En het resultaat mag er zijn, want het ziet er fantastisch uit. En vanuit mijn perspectief als projectleider is dit project echt volgens het boekje verlopen. Onze complimenten voor Centric.”