Centric connect.engage.succeed

“Het intranet helpt ons op een open manier samen te werken”

Begin 2014 zijn de Strukton-bedrijven Worksphere en Bouw tot het huidige Strukton Worksphere samengevoegd. Om samenwerking te stimuleren, ontwierp het bedrijf een nieuw intranet, een digital workplace. Daarna vroeg het Centric om dit, op basis van Microsoft SharePoint Online, te bouwen en te implementeren. Voorjaar 2015 werd de nieuwe omgeving opgeleverd. Rikkert Lalkens, manager Kantoorautomatisering bij Strukton Worksphere, blikt terug op een succesvol project.
     

“Voor de samenvoeging hadden beide onderdelen hun eigen intranet,” legt Rikkert uit, “maar deze waren wat verouderd. Daarom besloten we om één geheel nieuw intranet op te zetten. Dat hebben we gedaan op basis van SharePoint en met participatie als sleutelwoord. Want waar we het intranet vroeger gebruikten om als organisatie content aan medewerkers te bieden, doen medewerkers nu veel meer zelf. Ze delen documenten, stellen elkaar vragen en gaan discussies aan. Het intranet is hierdoor veel meer een samenwerkingsplatform geworden.” Ook biedt het nieuwe intranet meer transparantie in projecten en processen. “We werken minder in afgebakende afdelingen en steeds meer vanuit projectteams. Met dit intranet kunnen alle projectmedewerkers de bijbehorende documenten inzien. Zo ontstaat een open manier van samenwerken.”

TRikkert Lalkensijdlijn

Het ontwerp van het intranet maakte Strukton Worksphere met een extern adviesbureau. Daarbij waren twee aspecten belangrijk. “Om te beginnen wilden we dat het design qua ‘look & feel’ aansloot op de huisstijl van Strukton. Daarnaast hebben we bijzondere aandacht gegeven aan hoe gebruikers de voor hun relevante informatie getoond krijgen.” Die wensen vertaalden zich in een speciaal voor Strukton Worksphere ontwikkelde homepagina. Informatie wordt daarop in een tijdlijn getoond. “Het is vergelijkbaar met de tijdlijn van Facebook. In plaats van een melding die één keer verschijnt, toont het dashboard een consequente opvolging van relevante veranderingen voor de gebruiker. Alle updates en informatie van bijvoorbeeld iemands projecten, afdeling of vestiging staan in die tijdlijn. Zo volgen medewerkers continu wat voor hun van belang is.”

SharePoint Online

Na de ontwerpfase benaderde Strukton Worksphere Centric om het intranet te bouwen. Een half jaar later, in maart januari 2015, werd het intranet op basis van Microsoft SharePoint Online opgeleverd. Over die samenwerking is Rikkert nog steeds tevreden: “Centric heeft het intranet volgens planning voor ons gebouwd. Het projectteam van Centric en Strukton volgde in eerste instantie het Scrum-principe, maar stapte later over naar een meer traditionele projectaanpak. Dat bleek toch logischer te werken voor een design dat al vastlag.”

Flexibiliteit en schaalbaarheid

De keuze voor de cloudvariant van SharePoint, blijft voor Rikkert een logische. “We willen een omgeving die zowel van binnen als buiten ons netwerk benaderbaar is. Dan kun je een on-premises omgeving opzetten en deze naar de buitenwereld ontsluiten of meteen kiezen voor SharePoint Online. Waar je bij on-premises nog vast zit aan investeringen in hard- en software, biedt de online-variant juist veel vrijheid door de flexibiliteit en schaalbaarheid.” Volgens Lalkens smaakt deze stap naar online dan ook zeker naar meer. Op termijn wil het bedrijf volledig werken in de cloud. Rikkert: “We hebben het beleid om zoveel mogelijk online te doen. De komende tijd volgt de mailomgeving en daarna de gehele Office 365-suite. Met dit nieuwe intranet is de eerste stap naar online succesvol gezet.”