Magazine ICT Infrastructuren november 2010

gemeenTe ZuiDplas “ons fusietrajeCt was intensief!“ De gemeente Zuidplas – omringd door de steden Rotterdam, Zoetermeer en Gouda – is een van de jongere gemeenten die ons land rijk is. De op 1 januari 2010 ontstane structuur is het gevolg van een samenvoeging van de gemeenten Zevenhuizen-Moerkapelle, Moordrecht en Nieuwerkerk aan den IJssel, samen goed voor ruim 40.000 inwoners én voor gezonde groeiambities. “De komende jaren wordt in de Zuidplaspolder een groot aantal woningen gebouwd, waardoor het inwonersaantal zal oplopen tot zo’n 60.000,” vertelt Rijk Meuleman, Adviseur ICT van de gemeente. Hij was samen met Centric betrokken bij het ICT-fusietraject. “Die groeiambitie was ook de belangrijkste reden om voor samenvoeging te kiezen, want als middelgrote gemeente kun je zo’n omvangrijk bouwproject natuurlijk slagvaardiger aanpakken.” Voor Rijk zelf betekent de fusie meer collega’s en andere verantwoordelijkheden. “Ik was hiervoor als afdelingshoofd binnen Zevenhuizen-Moerkapelle actief. Daar werkten in totaal zo’n 70 mensen en kon ik drie dagen in de week over een systeembeheerder beschikken. Zuidplas telt meer dan 300 medewerkers en de ICT-organisatie bestaat uit drie beleidsmedewerkers, 14 Centric Magazine | ICT Infrastructuren noveMber 2010 twee beheerders en drie helpdeskmedewerkers. Hoewel ik hiërarchisch gezien misschien een stapje terug heb gedaan – van leidinggevend naar adviserend – vind ik de huidige situatie erg uitdagend. Deze adviesrol ligt me dan ook prima, bijvoorbeeld omdat ik nu dicht op de business opereer, zodat ik mezelf inhoudelijk kan verdiepen.” Geruisloze overgang Rijk was nauw betrokken bij het fusietraject. “Wat aardig is om te vermelden, is dat we de

ICT-infrastructuur weliswaar volledig opnieuw hebben ingericht, maar dat de insteek was om voor de gebruikers zo weinig mogelijk te veranderen. We wilden namelijk dat de overgang voor onze medewerkers ‘geruisloos’ zou verlopen. Wie eerst met Windows XP en Office werkte, werkt daar ook in de huidige situatie mee. Niemand is dus verplicht ‘over’ op een nieuw besturingssysteem of andere kantoorapplicatie. Een fusie is voor de meeste mensen al ingrijpend genoeg. Als je dan ook nog allerlei andere systemen introduceert, wordt de drempel alleen maar hoger. Bovendien: lang niet al onze gebruikers zijn computerspecialisten. Er werken ook mensen die niet of nauwelijks in automatisering zijn geïnteresseerd; mensen die ‘gewoon’ een rapport willen kunnen uitwerken en geen interesse hebben in innovatieve technologieën.” Aanbesteding Hoewel Centric de logische partner was als het op kernapplicaties aankomt (“Zij waren al huisleverancier van de fuserende gemeenten”), gold dat niet voor de hardware en de ICT-infrastructuur. “Dat deel hebben we moeten aanbesteden omdat het bedrag boven de norm uitkwam. Best een lastig traject, want er komt nogal wat bij een Europese aanbesteding kijken. Uiteindelijk heeft Centric de aanbesteding gewonnen. Niet alleen vanwege het goede plan van aanpak, maar ook omdat hun offerte prijstechnisch interessant was en omdat zij aan alle randvoorwaarden voldeden. Persoonlijk was ik daar bijzonder tevreden over, want we hebben onze infrastructuur letterlijk opnieuw opgebouwd, inclusief de koppelingen naar de kernapplicaties. Het is natuurlijk prettig dat daar een partij opzat die al uitstekend bekend is met die onderliggende applicaties.” Struikelblok Zoals bij alle grote migratietrajecten, werd ook de gemeente Zuidplas met onverwachte knelpunten geconfronteerd. Rijk: “Dat had veel te maken met tijdsdruk. Mede omdat de aanbesteding zoveel tijd in beslag nam, hadden we niet meer dan een halfjaar om het allemaal voor elkaar te boksen. We moesten op 1 januari 2010 operationeel zijn. Zo simpel was het. Maar tegelijkertijd moest de overgang soepel verlopen. Dat wil zeggen dat alle ‘oude’ systemen tot op het laatste moment in de lucht moesten blijven, zodat we onze burgers konden faciliteren. Die combinatie – tijdsdruk en geruisloos overgaan – is een hele lastige. Bovendien was de scope van het project behoorlijk. Letterlijk alle hardware is vernieuwd. Van printers tot werkstations en servers; alles is nieuw. Daarbij hebben we gekozen voor moderne oplossingen, zoals virtualisatie met VMware. Dat scheelt stroomgebruik, is goed voor het milieu, bespaart ruimte en minimaliseert de onderhoudskosten. Daarnaast maken we bijvoorbeeld gebruik van een SAN, dat gekoppeld is aan een Symantec back-up oplossing. Omdat de back-up tapes extern worden opgeslagen, kunnen we bij calamiteiten altijd terugvallen op een recente kopie.” Intensief traject Als er één woord is dat het fusietraject perfect omschrijft, dan is dat volgens Rijk ‘intensief’. “Alle systemen van de verschillende gemeenten – inclusief de databases – moesten worden samengevoegd. Maar je moet ook rekening houden met een overgangsperiode. Zo is de financiële administratie voor 2010 weliswaar geïntegreerd, maar moeten de databases van de oorspronkelijke gemeenten blijven functioneren, omdat die essentieel zijn voor de jaarrekeningen over 2009. Een van de knelpunten waar we tegenaan liepen, was de integratie van de verschillende GBAsystemen. Vooraf was intern keurig gecommuniceerd dat we de laatste week van het jaar gesloten waren voor het publiek, behalve voor afgifte van paspoorten. Die week hadden we dus gereserveerd voor de migratie. Waar we niet bij hadden stilgestaan, is dat je geen paspoort kunt afgeven als de GBA-applicatie niet beschikbaar is. Daar hadden we vanuit ICT dus even overheen gekeken! De laatste week van 2009 verliep sowieso behoorlijk hectisch, ook al omdat we niet wisten hoeveel werkplekken er moesten worden ingericht. Het was namelijk tot op het laatste moment niet duidelijk hoeveel ‘externen’ binnen Zuidplas aan de slag zouden gaan. Gelukkig is de deadline, in gezamenlijke inspanning met Centric, desondanks gehaald, zodat we de eerste werkdag van 2010 meteen aan de slag konden.” Twee keuzes Of toch niet? “Dat is nog wel een grappige anekdote, inderdaad! Want, ja, we konden in de nieuwe omgeving werken, maar we bleken op beveiligingsgebied misschien iets te hoog te hebben ingezet. Als je een systeem van de grond af opbouwt, heb je in principe twee keuzes. Of je kiest voor een relatief laag beveiligingsniveau en spijkert de boel later dicht, of je zet – zoals wij hebben gedaan – meteen hoog in. Die keuze is op zich natuurlijk prima te verdedigen, maar helaas bleek een nieuwe firewall, een nieuw ISAcluster én een nieuw opgebouwde applicatieomgeving iets teveel van het goede te zijn. De communicatie vanuit de diverse applicaties naar buiten verliep niet goed. Dit betekende dat er achteraf weer poorten moesten worden opengesteld. Een scenario dat we liever hadden voorkomen. Dat is dus iets om serieus rekening mee te houden als je als gemeente zo’n traject ingaat. Uiteindelijk is dit probleem, samen met Centric, provider GemNet en onze interne systeembeheerders keurig opgelost, zodat we nu veilig én makkelijk kunnen werken.” Centric Magazine | ICT Infrastructuren noveMber 2010 15 USER Id

www.publitas.com, www.publitas.nl
Magazine ICT Infrastructuren november 2010 main