28 Overheidsinstanties horen zich aan de Archiefwet te houden. Deugdelijke software is daarbij een stap in de juiste richting. Maar in een gezonde informatiehuishouding moeten ook de procedures op orde zijn – en dat is lastig. Een gesprek met directeur Benedikt Marijnen van certificeringsbureau ECB Nederland. “Eisen en hoe voldoe je daaraan, dat is ons vak.” Bij helder weer kijk je vanuit het kantoor van ECB Nederland op de eerste verdieping helemaal tot Lelystad, aan de overkant van het Markermeer. Een smal dijkje vlak voor het pand scheidt het Volendamse bedrijventerrein van het water. Zo opgeruimd als het uitzicht, is ook de lege, door glazen wanden verdeelde kantoorruimte: hier en daar een bureau, een kast met het hoogstnoodzakelijke papierwerk (de buitenwereld werkt nog niet volledig digitaal). “Als het goed is, is het hier leeg”, zegt Benedikt Marijnen, oprichter en een van de twee directeuren van het European Certification Bureau Nederland (ECB). “Dat betekent namelijk dat iedereen audits uitvoert in het land. Eigenlijk zouden we zelfs helemaal geen kantoor moeten hebben.” ECB onderzoekt en certificeert, in de begintijd alleen producten voor de scheepvaart, later voornamelijk IT-systemen. Na een forse reorganisatie zette het bedrijf meer dan veertig vuilniszakken met versnipperde administratie aan de weg. Sindsdien gaat alles zoveel mogelijk digitaal. De onderzoekers zijn bijna altijd onderweg; ze toetsen informatiesystemen bij klanten op overeenstemming met geldende normen. Die onthechting van plaats en papier zie je terug in de omslag binnen veel organisaties naar een meer digitale, deels ook van buitenaf toegankelijke informatiehuishouding. Archiefwat? Overheidsorganisaties moeten daarbij wel voldoen aan een aantal verplichtingen omtrent hun archiefvorming en informatiebeheer, zoals vastgelegd in de Archiefwet. Bijvoorbeeld op het gebied van bewaartermijnen en veilige dataopslag. Ook digitale informatie valt onder deze wetgeving. Hoe zij dat precies moeten doen, vertelt de wet echter niet. Volgens Marijnen, die bestuursrechtjurist is,
29 staan overheden wat dit betreft nog in de kinderschoenen: “Ik durf te beweren dat niemand aan die Archiefwet voldoet. Een boude stelling, maar het is wel zo.” Daarom heeft het bedrijfsleven door het Nederlandse standaardisatie-instituut NEN normen laten opstellen. Die normen beschrijven bijvoorbeeld welke eigenschappen een systeem voor de opslag en bewerking van gegevens moet hebben. Niet alleen overheidsinstanties, ook andere organisaties kunnen met de richtlijnen hun voordeel doen. “Producenten van informatiesystemen en hun klanten hebben daarmee een leidraad voor goed informatiemanagement – en overheden dus voor een concrete invulling van de Archiefwet.” ‘Met NEN 2082-compliance alleen zijn overheden er niet’ NEN 2082 is zo’n norm. De norm bevat ‘een minimale verzameling functionele eisen’ aan programmatuur voor informatie- en archiefmanagement. Dat ‘minimale’ is overigens betrekkelijk: het gaat om in totaal 155 eisen. Die variëren van het per documentsoort kunnen instellen van de bewaartermijn en de metadata die moet achterblijven na vernietiging, tot het automatisch zoeken tijdens het intypen van een zoekterm. Ook moet een systeem kunnen koppelen met andere gegevensbronnen. Nadat de auditeurs hebben vastgesteld dat alle voorgeschreven functionaliteit in een systeem aanwezig is, verstrekt ECB een certificaat aan de ontwikkelaar. Die kan daarmee aantonen dat zijn systeem overeenstemt met de betreffende norm. Om het certificaat te behouden, dient de producent jaarlijks een hercontrole te laten uitvoeren. Centric behaalde het NEN 2082certificaat onlangs voor haar zaaksysteem. Softwarepakketten bevatten vaak een schat aan functionaliteit, maar zijn tegelijkertijd in hoge mate door beheerders te configureren. “Al kan het off the shelf alles, als de klant
