Het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis in Amsterdam-West, één van de 23 topklinische opleidingsziekenhuizen in Nederland, liet de implementatie van Epic begeleiden door Centric.
Wie?
Latifa Schilpzand-Yousif, manager van een team van applicatiespecialisten en Jaap Visser, cardioloog en een van de regisseurs van het EPD-implementatietraject.
Wat? Implementatie van Epic, een modulair EPD van Amerikaanse makelij.
Waar? Het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis in Amsterdam-West. Het ziekenhuis telt 550 bedden, 2.200 medewerkers en 120 specialisten.
De invoering van een EPD: IT-traject of ‘klinisch’ project?
Jaap: “Dat is inderdaad een beetje een strijdpunt. Hoewel een EPD ziekenhuisbreed wordt ingezet en dus ook niet-medische elementen – denk bijvoorbeeld aan boekhoudkundige modules en het afsprakensysteem – omvat, is de impact op de medische werkprocessen veruit het grootst. IT bindt die eindjes weliswaar allemaal aan elkaar, maar hoe je het systeem configureert, is toch vooral een gebruikerskwestie.”
Het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis is, na het Spaarne, het tweede Nederlandse ziekenhuis dat voor Epic heeft gekozen. Wat was de meerwaarde ten opzichte van de alternatieven?
Jaap: “Aan die keuze is een uitgebreide inventarisatie voorafgegaan, waarbij we de systemen van diverse aanbieders hebben vergeleken. Wat zijn de functionaliteiten? Komen die tegemoet aan de wensen van onze gebruikers? Wordt er voldoende ondersteuning bij de implementatie geboden en is er sprake van duurzaam commitment? Uiteindelijk heeft ieder EPD voor- en nadelen...”
Latifa: “Zowel bij Epic als bij de ‘lokale alternatieven’ was de inhoud goed verzorgd. Wat voor ons een beslissende factor was, was de mate van ondersteuning bij de implementatie, inclusief een intensief trainingsprogramma voor de medewerkers. Bovendien is Epic modulair opgebouwd en zijn de werkprocessen leidend. De processen worden dus niet aangepast aan het systeem, maar andersom; het systeem wordt ingericht op basis van de werkprocessen.”
Dat klinkt mooi, maar hoe is die ‘vertaalslag’ precies gemaakt?
Latifa: “Door heel veel medewerkers bij het project te betrekken én door een externe consultant van Centric over onze schouder mee te laten kijken. Die combinatie is belangrijk, want als programmamanager weet je globaal wel hoe de processen op bijvoorbeeld de polikliniek zijn ingericht, maar het zijn de medewerkers die bekend zijn met de finesses. Als zij actief meedenken over de inrichting – wat hebben zij zelf nodig? – dan levert dat winst op. Voor wat betreft de rol van Centric; zij bleken met een frisse blik naar onze werkprocessen te kijken. Zelf heb je toch ‘blinde vlekken’ ontwikkeld en Centric kon die gaps perfect benoemen. Bovendien zijn zij goed bekend met de aanpak binnen andere ziekenhuizen, zodat ze soms met een alternatief kwamen waar we zelf niet aan hadden gedacht. Dankzij Centric hebben we de werkprocessen dus nog scherper in beeld gekregen en dat heeft zich uitbetaald in een EPD dat op onze situatie is toegespitst.”
De eerste implementatiefase is bijna afgerond. Hoe bevalt het EPD in de praktijk?
Latifa: “Heel goed! Het grootste voordeel is dat het een geïntegreerd systeem is. Dat betekent dat alle medewerkers die bij een patiënt betrokken zijn, dezelfde schermen zien en in één dossier werken. Oftewel; de cardioloog ziet wat de internist ziet én andersom. Dat is vanuit patiëntveiligheidsperspectief – en daar zetten wij als ziekenhuis vol op in – een groot voordeel, want je hoeft je geen zorgen meer te maken dat je gegevens over het hoofd ziet.
Jaap: “In de toekomst wordt het EPD zelfs nog ‘completer’. Zo wordt het medicatievoorschrijfsysteem geïntegreerd. Verpleegkundigen kunnen dan direct in het systeem aangeven dat bepaalde medicatie inderdaad aan de patiënt is verstrekt. Daarna volgt het apotheek kwalitatief logistieke managementsysteem. Omdat de eerstelijnszorg al is aangesloten – huisartsen kunnen via een Citrix verbinding inloggen en hebben dan toegang tot een beperkt deel van de gegevens – wordt dan dus de volledige keten afgedekt.”
Latifa: “Er is zelfs nog meer mogelijk, want Epic bevat ook een zeer uitgebreide oncologiemodule, inclusief super statussen en geautomatiseerde alerts wanneer een patiënt bijvoorbeeld anders op medicatie reageert dan verwacht. De implementatie van die module is een logische volgende stap.”
Hebben jullie nog wensen voor de toekomst?
Jaap: “Er gebeurt heel veel op zorggebied. Een algemene trend is dat samenwerking binnen de zorgketen steeds belangrijker wordt. Hoewel het landelijk EPD het vooralsnog niet gehaald heeft, moeten we wel alvast nadenken over de mogelijkheid om de informatie-uitwisseling te optimaliseren. Als we de veiligheid van de systemen kunnen waarborgen, zou het vanuit medisch perspectief wenselijk zijn dat bijvoorbeeld informatie over medicatie breder en sneller kan worden gedeeld. Dat vergroot immers de veiligheid van de patiënt. In zekere zin is het dan ook jammer dat Nederlandse ziekenhuizen met verschillende EPD’s werken. In Amerika hebben clusters van ziekenhuizen gezamenlijk voor Epic gekozen en je merkt dat dit de kwaliteit van de informatie-uitwisseling – en dus van de zorg – bevordert. In sommige Scandinavische landen worden vergelijkbare keuzes gemaakt. Hoewel de NMA er vast heel anders over denkt, zou ik die uniformiteit als medicus zeker toejuichen!”
