De module Documentenarchief is de archiefuitbreiding op Key2Documenten en biedt een genormaliseerd en gestructureerd ingerichte recordmanagement-applicatie (RMA) voor het verantwoord vastleggen van archiefdocumenten.
Een RMA wordt gebruikt voor het opbergen van afgehandelde digitale documenten in dossiers en zaakdossiers. In tegenstelling tot het DMS is het de bedoeling dat deze documenten niet meer veranderd worden, maar statisch beschikbaar staan voor de wettelijke bewaartermijnen. Omdat alle informatie in de zaakdossiers gestopt kan worden, biedt een RMA een goede oplossing om verantwoording over het handelen af te leggen. Ook hier willen gebruikers toegang hebben tot het archief en gebruiken hiervoor dezelfde schermen als Key2Documenten.
De inrichting van het RMA gebeurt centraal, voldoet aan de gestelde normalisatie-eisen (NEN2082) en wordt door uw eigen organisatie onderhouden. Eenmaal ingericht, gebeurt het plaatsen van archiefdocumenten binnen het RMA automatisch via centrale archiefservices. De gebruikersinterface biedt archiefbeheer functies zoals vernietiging, vernietigingslijsten, overdracht, raadplegen, ordeningsplannen (DPI), uitleenadministratie, schonen et cetera.