Key2Documenten biedt een organisatiebreed, geautomatiseerd en gestructureerd ingericht Documentmanagement systeem (DMS) en is zoals de naam al aangeeft, de sleutel tot uw documentaire informatie.
Een DMS wordt gebruikt voor het snel en eenvoudig beschikbaar hebben van digitale documenten gedurende dagelijkse werkzaamheden. Gebruikers binnen en buiten uw organisatie willen de documenten kunnen inzien, indien nodig aanpassen en gedurende het proces aanvullen met andere documenten. De gebruikersinterface biedt een bundeling van documentaire functies zoals zoek en vind, versiebeheer, in- en uitchecken en het realiseren van geautoriseerde toegang.
De inrichting van Key2Documenten voldoet aan de gestelde normalisatie-eisen (NEN2082) en sluit naadloos aan op het Documentstructuurplan (DSP) en Zaaktypencatalogus (ZTC).
Voor de onderliggende techniek van deze opslag- en beheeroplossing is gekozen voor het Microsoft SharePoint-platform (MOSS 2007). Groot voordeel is dat naast het DMS de SharePoint-techniek ook gebruikt kan worden voor intranet of andere vormen van collaboratief werken.
Key2Documenten is te gebruiken als losstaand DMS, maar de kracht ligt bij de integratie. De oplossing komt geheel tot zijn recht in combinatie met Centric Zaaksystemen van de Suite4Publieksdiensten.