Centric connect.engage.succeed

Slim inzetten van ICT: 12 WIZ-bezuinigingstips

Gemeenten staan steeds vaker voor de noodzaak van bezuiniging. Ook het recent gesloten Kunduz-akkoord houdt weer verregaande bezuinigingsmaatregelen in. Zoekt u naar mogelijkheden om te besparen? Wij hebben nuttige tips voor u! 

U kijkt natuurlijk kritisch naar uw uitgaven aan ICT. Maar het slim inzetten van ICT kan ook helpen de gewenste bezuinigingen te realiseren. Centric ondersteunt haar WIZ-klanten daar graag bij. Wij hebben daarom twaalf tips op een rij gezet waarmee u door efficiënte toepassing van ICT fors kunt besparen.

De 12 tips op een rijtje

Tip 1:    Maak optimaal gebruik van GWS4all 
Veel van onze klanten gebruiken slechts onderdelen van GWS4all of gebruiken onderdelen niet optimaal. Hierdoor gaat veel van de kracht van GWS4all verloren en worden vaak onnodig alternatieve oplossingen bedacht. Hier is veel efficiencywinst te behalen. Bij diverse klanten hebben wij een quickscan uitgevoerd waar concrete verbeterpunten uit zijn gekomen. Een dergelijke quickscan duurt enkele dagen en geeft een goed beeld waar de meeste winst is te behalen.

Tip 2:    Benut kennissystemen 
Samen met Kluwer bieden wij kennissystemen waarmee veelvoorkomende bedrijfsprocessen verregaand geautomatiseerd worden. Deze kennissystemen ondersteunen uw medewerkers bij het nemen van beslissingen, maken automatisch relevante documenten aan en vullen de administratieve gegevens binnen GWS4all. Dat voorkomt fouten en bevordert de eenduidigheid van beslissingen en registratie. Wij bieden kennissystemen voor: 
•    Bijstand (Levensonderhoud en Bijzondere Bijstand) 
•    Handhaving (Terugvordering en Verhaal) 
•    Participatie 
•    Wmo: Het Gesprek 
•    Wmo: Indicatie Huishoudelijke verzorging

Tip 3:    Digitaliseer documenten 
Veel gemeenten werken nog op basis van papieren dossiers. Dit is al lang niet meer nodig. Binnenkomende documenten kunnen worden gedigitaliseerd en zijn in combinatie met GWS4all volledig elektronisch af te handelen. Gecombineerd met binnen de eigen organisatie aangemaakte documenten ontstaat een compleet digitaal archief dat voor iedereen op elk gewenst moment inzichtelijk is. Hier is niet beslist een duur en complex documentmanagementsysteem voor nodig. Centric biedt met Key2Documenten een laagdrempelig alternatief dat volledig is geïntegreerd met GWS4all. Vanzelfsprekend bieden wij ook koppelingen vanuit GWS4all met systemen van andere leveranciers. Door volledig digitaal te werken bespaart u tijd en geld. 

Tip 4:     Zoek samenwerking binnen de regio 
Een van de belangrijkste projecten van KING is ‘Slim samenwerken aan ICT’. Door slim samen te werken zorgt u voor aanzienlijke besparingen en kwaliteitsverbetering. Onder onze WIZ-klanten is al een flink aantal voorbeelden van succesvolle samenwerkingsverbanden. Duidelijk is dat er talloze vormen van samenwerking zijn, variërend van gemeenschappelijke inzet van applicatiebeheerders tot oprichting van een zelfstandige rechtspersoon die de uitvoerende werkzaamheden voor meerdere gemeenten verzorgt. GWS4all is op dergelijke samenwerkingsverbanden voorbereid. 

Tip 5:    Zet de klant aan de knoppen 
Wat klanten zelf doen, kan de gemeente laten. Dit levert onmiddellijk besparingen op. Er is veel mogelijk op het gebied van elektronische dienstverlening aan uw klanten. GWS4all ondersteunt diverse koppelvlakken waarmee u elektronische diensten aan burgers kunt leveren. Wij onderzoeken graag samen met u hoe u de burger op een laagdrempelige en veilige manier aan het werk zet. 

Tip 6:    APK voor GWS4all 
In deze tijd van bezuinigingen is het belangrijk om dingen efficiënt te doen. Samen met Process Express, een adviesbureau gespecialiseerd in Business Process Management, hebben wij een APK voor GWS4all ontwikkeld. In een zeer kort tijdsbestek worden hierbij de belangrijkste processen en de bijbehorende inrichting van GWS4all doorgelicht op basis van de lean-methodiek. 

Process Express heeft dit jaar wederom de BPM Award gewonnen voor hun praktisch toepassing van procesmanagement bij klanten. 

Tip 7:    Snelbalie Kluwer 
Kluwer biedt een oplossing waarmee aanvragen voor Bijzondere Bijstand en Levensonderhoud volledig bij de balie of zelfs door de burger thuis (burgervariant) worden afgehandeld. Vanuit Centric bieden wij koppelvlakken voor deze snelbalies waarmee de registratie in GWS4all volledig automatisch gaat. Na afhandeling binnen de snelbalie is uw administratie volledig bij en geschiedt de betaling met één druk op de knop. De snelbalie verbetert uw dienstverlening aan de burger aanzienlijk en scheelt in de personeelskosten. 

Tip 8:    Besteed taken uit 
Wij zien dat gemeenten kritischer bekijken welke activiteiten ze zelf uitvoeren en welke ze uitbesteden. Terecht, waarom zou u het allemaal zelf doen als het goedkoper, beter en met voldoende waarborgen elders kan worden gedaan? Vanuit Centric kunnen wij verschillende taken van u overnemen. Bijvoorbeeld: 
•    Technisch beheer (volledig in ons rekencentrum of op afstand het beheer van uw infrastructuur verzorgen) 
•    Functioneel beheer (overnemen van taken op het gebied van applicatiebeheer, op locatie en op afstand) 
•    Administratieve verwerking (overnemen van inhoudelijke taken op het gebied van uitkeringen- en debiteurenbeheer) 

Tip 9:    Standaardiseer op Centric-oplossingen 
Wij bieden met GWS4all een integrale oplossing voor alle relevante bedrijfsprocessen op het gebied van werk, inkomen en zorg. Daardoor hoeven gegevens nooit meerdere malen geregistreerd te worden en werkt u op een eenduidige manier. Toch gebruiken sommige klanten voor bepaalde (deel)processen oplossingen van andere leveranciers. Dit is lang niet altijd een bewuste keuze en in veel gevallen is er geen koppeling of gezamenlijk gegevensgebruik. We zien dit bijvoorbeeld in de schuldhulpverlening, handhaving, arbeidstoeleiding en klantondersteuning bij de Wmo. Allemaal gebieden die (ook wat betreft wetgeving) flink in beweging zijn en waarvoor wij actuele oplossingen leveren: Key2Schuldhulpverlening, Key2Handhaving, Key2Participatie en Het Gesprek. 

Tip 10:    Breng uw managementinformatie op orde 
Bij veel gemeenten is managementinformatie onvoldoende geregeld. Hierdoor ontbreekt het inzicht in de belangrijkste performance indicatoren. Met GWS4all in combinatie met Cognos vormt u zich hier een duidelijk beeld van. Als de zwakke plekken onbekend zijn, kunt u daar ook niet op sturen. Door uw managementinformatie op orde te brengen weet u waar binnen de bedrijfsvoering kan worden bezuinigd. 

Tip 11:    Automatiseer beheertaken met Cronacle 
Met Cronacle worden terugkerende beheerderstaken geautomatiseerd. Cronacle wordt gemaakt door de firma Redwood. Wij kunnen dit product leveren en voor u implementeren in combinatie met GWS4all. Verschillende GWS-klanten gebruiken dit product en hebben zo aanzienlijke besparingen op het beheer gerealiseerd. 

Tip 12:    Kijk kritisch naar uw contract en onderhoudsfactuur 
Veel klanten hebben een al wat ouder contract met ons waarbij zij jaarlijks een onderhoudsvergoeding betalen en separaat betalen voor nieuwe versies. Sinds een aantal jaren hanteren wij nieuwe contractvormen, waarbij ook nieuwe versies kunnen worden meegenomen in het jaarlijkse onderhoudsbedrag: Upgrade Protection. Wellicht is het voor uw organisatie financieel interessant om een nieuw contract af te sluiten op basis van Upgrade Protection. Het loont ook de moeite eens kritisch te kijken naar de jaarlijkse onderhoudsfactuur die u van ons ontvangt. Hier staan mogelijk onderdelen op die uw organisatie niet gebruikt. Vanzelfsprekend zien wij graag dat u deze onderdelen optimaal gebruikt en wij ondersteunen u graag bij de ingebruikname. Voor niet relevante onderdelen kunt u het onderhoud echter beter opzeggen.