Centric connect.engage.succeed

Zaakgericht werken met Suite4Omgevingsdiensten

De overheid heeft de ambitie dat bedrijven en burgers alle overheidszaken digitaal kunnen afhandelen, op dezelfde manier als dat nu gebeurt met Omgevingsloket online. Daarom omarmt de overheid het zaakgericht werken. Daarnaast wilt u een efficiënte interne bedrijfsvoering en u moet uw klanten (burgers, bedrijven, opdrachtgevers, ketenpartners) goed informeren over de status van uw producten. Zaakgericht werken helpt u hierbij.

Zaakgericht werken is een organisatorisch vraagstuk. Met zaakgericht werken richt u zich op een organisatie die product-, afdelings- en organisatie-overschrijdend is. Zaakgericht werken helpt u ook om volledig digitaal te werken. Het digitaal werken, het delen van zaakgegevens en het delen van basisgegevens, procesgegevens en documenten, zorgt voor een betere samenwerking en meer transparantie. Hiermee verbetert de kwaliteit van uw dienstverlening en realiseert u kostenbesparingen. Zeker als naast zaakgericht werken ook het digitale kanaal wordt gestimuleerd. Zaakgericht werken heeft invloed op uw totale organisatie en uw informatiehuishouding. Het is meer dan alleen de aanschaf van een nieuw zaaksysteem. Veel processen verlopen over de eigen organisatiegrenzen heen. Informatie vanuit meerdere bronnen moet slim worden gecombineerd.

Standaardiseren en verbinden

In onze visie betekent zaakgericht werken dat de klant centraal staat in het proces, dat er een goed beeld is van de lopende zaken en dat verzoeken snel en tegen zo laag mogelijke kosten afgehandeld worden. We gaan uit van het perspectief van de klant. De klant wil één organisatie ervaren, geen gescheiden afdelingen. Dit betekent één gezicht naar buiten met één contactpunt, los van wie of wat de klant is. De zaak zorgt voor de relatie tussen de basisgegevens, documenten en processen en maakt het integraal behandelen en vergelijken mogelijk. De succesfactor van zaakgericht werken is het standaardiseren en verbinden van mensen, organisaties, processen en systemen en het inzicht in zaken.

Ervaring

Centric heeft jarenlange ervaring met het ontwikkelen en implementeren van oplossingen voor de lokale overheid. Meer dan honderdvijftig organisaties gebruiken Centric applicaties voor het VTH-domein. Veel van deze organisaties zijn ruim voor de intrede van zaakgericht werken gestart met de implementatie. Nagenoeg alle klanten zijn, met onze ondersteuning, ondertussen begonnen met de transformatie naar zaakgericht werken of met het uitdenken en plannen van deze transformatie.

Het aantal decentrale overheidsorganen dat volledig digitaal zaakgericht werkt, is op dit moment nog beperkt. De meeste van hen zitten middenin de transformatie van de huidige werkwijze naar een zaakgerichte werkwijze. Het hervormen van een (nog) niet (volledig) zaakgerichte organisatie vraagt veel afstemming. De uitdaging om zaakgericht te kunnen werken, is het vaststellen van uw zaaktypecatalogus (ZTC) en het volledig afstemmen van uw organisatie op uw ZTC. Alle organisatieonderdelen en alle systemen die betrokken kunnen worden bij één of meerdere zaaktypen, moeten ingericht worden conform deze ZTC. Omdat elke organisatie haar eigen invulling aan zaakgericht werken geeft, verschilt de impact hiervan per organisatie.

Belangrijke lessen die wij samen met onze klanten tijdens de transformatie hebben geleerd:

  • De invoering van het zaakgericht werken is niet eenvoudig en ook niet alleen een ICT-vraagstuk. Besteed aandacht aan de organisatorische veranderingen en probeer niet alle processen in één keer zaakgericht op te pakken. Het is niet erg als sommige processen nog niet direct zaakgericht zijn.
  • Probeer niet te werken aan een perfecte oplossing. Ga in eerste instantie uit van een goed werkbaar systeem en inrichting. Vervolgens kan in een traject van bijvoorbeeld co-creatie gewerkt worden aan nieuwe inrichtingen, koppelingen en functionaliteit, om zo naar de perfecte oplossing toe te groeien.

Zaakgericht werken en ICT

Uw dienstverlening aan uw klanten, is sterk verbonden met uw ICT. Uw ICT bestaat uit nauw samenwerkende systemen, soms van verschillende leveranciers. Voor de communicatie tussen uw organisatie, klanten en de ICT-oplossingen, heeft KING standaarden ontwikkeld die zaakgericht werken in de keten mogelijk maken. Dit heeft grote voordelen voor u, zoals efficiëntere communicatie tussen systemen en eenvoudigere technische implementatie van die communicatie.

Centric neemt deel aan meerdere werkgroepen van KING voor het uitwerken van nieuwe en verbeterde standaarden.

Om digitaal zaakgericht werken mogelijk te maken, heeft u ondersteunende ICT-componenten nodig. U heeft services nodig voor het afhandelen van inkomend en uitgaand berichtenverkeer. Ook heeft u één centrale plaats nodig waar zaakidentificaties uitgereikt worden. Deze componenten uit uw midofficelaag moeten minimaal kunnen communiceren op basis van StUF LVO en StUF Zaken en de bijbehorende Zaak - Document services. In veel ICT-architecturen is voor de communicatie met een centraal documentmanagementsysteem (DMS) ook de internationale standaard CMIS vereist.

Met de Suite4Omgevingsdiensten heeft u voor het VTH-domein alle ICT-componenten in huis. De Suite4Omgevingsdiensten is een domeinspecifiek zaaksysteem dat al het goede van een zaaksysteem en documentmanagementsysteem combineert met specifieke VTH-functionaliteit. U heeft hierbij alle ruimte om één of meerdere componenten van een andere leverancier te betrekken. Suite4Omgevingsdiensten is namelijk modulair opgezet en alle componenten communiceren met elkaar op basis van services en landelijke standaarden.

Meer weten?

Meer informatie over de Suite4Omgevingsdiensten en de geplande ontwikkelingen vindt u in het Centric Productbeleid voor de Lokale Overheid 2014, te bekijken via de Centric ondersteuningssites.

Hebt u naar aanleiding van deze informatie behoefte aan aanvullende informatie of wilt u weten wat de Suite4Omgevingsdiensten en het zaakgericht werken voor u kan betekenen? Neem dan contact op met onze afdeling Support via telefoonnummer  (0182) 34 57 77. Voor een offerte of prijsindicatie neemt u contact op met accountmanager Rob van Zijl, via rob.van.zijl@centric.eu of +31 30 60 88 338.