Centric investeert in documentmanagement
Het opzoeken, verzamelen en routeren van documenten leidt vaak tot kostbaar tijdverlies. Een documentmanagementsysteem (DMS) zorgt dat het juiste document, op het juiste moment, op de juiste plaats bij de juiste persoon beschikbaar is. Centric heeft daarom het afgelopen jaar veel geïnvesteerd in een vergaande integratie van CS Building Solutions met de documentmanagementsystemen van Arco.
De Arco-oplossingen
Veel informatie is al ingevoerd in de diverse onderdelen van CS Building Solutions. Deze informatie wordt via een add-on beschikbaar gesteld aan de verschillende Arco-oplossingen: DocRoom voor documentbeheer, Invoice voor factuurscanning en -herkenning en Routing voor workflow.
Snel opstarten
Zo wordt bij de invoering van een nieuw project automatisch een projectdossier aangemaakt in DocRoom. Deze dossiers kunnen overigens een verschillende indeling hebben per projectsoort. Gebruikers, rollen en rechten worden overgenomen en toegekend aan dossiers. De add-on is niet alleen de ‘lijm’ tussen de applicaties, maar zorgt ook voor zaken als het automatisch in de juiste mappen plaatsen van documenten en het definiëren van de meest voorkomende documentensoorten en standaarddossiersjablonen, zodat deze snel kunnen worden opgestart.
Factuurstroom
Een ander voorbeeld van onze investeringen is het optimaliseren en standaardiseren van Invoice, dat de factuurstroom automatiseert. De factuur wordt zo snel mogelijk geboekt en ter goedkeuring aangeboden. Door de integratie met CS Building Solutions worden boekingen direct uitgevoerd en zijn gegevens onderling opvraagbaar. Zo kunt u op de projectkaart in CS Project direct inzicht krijgen in het projectdossier, in de project- of financiële administratie. Ook is het mogelijk ominkoopfacturen en contracten in te zien. Overbodige handelingen worden geëlimineerd: een factuur die bijvoorbeeld overeenkomt met de levering of een termijn die wordt herkend, worden direct zonder handmatige handelingen verwerkt. In dit geval kunt u ook eventueel de goedkeuringsprocedure overslaan.