Centric connect.engage.succeed

SharePoint Document Management: optimaliseer uw documentenstroom

Ieder bedrijfsproces is afhankelijk van documenten en dossiers. En voor veel organisaties geldt, dat het aantal documenten nog altijd toeneemt. Het gevolg? Mailboxen en netwerkschijven lopen over, documenten worden via de mail heen en weer verstuurd of staan zowel lokaal, in de mail als op netwerkschijven opgeslagen. En vaak ook nog eens in verschillende versies.

Hoe zorgt u ervoor dat u op het juiste moment toegang heeft tot de juiste documenten? Hoe slaat u uw documenten eenduidig op en hoe vindt u ze snel terug?

Uw bedrijfsvoering is voor een groot deel afhankelijk van het op het juiste moment beschikbaar hebben van de meest recente informatie. Alleen zo bent u in staat om weloverwogen beslissingen te nemen. SharePoint helpt u de documentenstroom te beheersen.

Kenmerken van SharePoint Document Management

  • Informatie is eenvoudig terug te vinden met de zoekfunctie en het logisch gebruikmaken van sites en lijsten.
  • Uw documenten worden beter vindbaar door het toekennen van de juiste kenmerken aan een document.
  • Uw documenten krijgen een eenduidige uitstraling door het ontwikkelen van templates die geïntegreerd zijn in SharePoint.
  • Uw teams werken altijd met de meest recente versies door gebruik te maken van versiebeheer.
  • Medewerkers checken in- en uit waardoor documenten niet overschreven worden.
  • Met flexibele workflows voorkomt u dat het verkeerde document bij de klant terechtkomt.
  • Gegevens die u niet langer nodig heeft, worden op een juiste wijze gearchiveerd door het inrichten van een recordcenter.
  • De integratie tussen Office en ShairePoint wordt geoptimaliseerd met de door Centric ontwikkelde Office add-ons.
  • SharePoint kan worden gekoppeld aan Outlook. Hierdoor verstuurt u via de mail alleen nog maar links naar het meest recente document in plaats van het volledige document.