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Document & Workflow Management

Workflow: Arco Routing en relation avec la facturation. Arco Workflow permet d’enregistrer les factures entrantes et d’en assurer le suivi. Un séquençage structuré des tâches en permet le traitement, par exemple pour la validation des factures envoyées par les fournisseurs. Les factures peuvent être suivies et transmises électroniquement avec leurs annexes (bon de commande ou bordereau de livraison).

Vous pouvez organiser la collaboration entre plusieurs personnes ou services pour le traitement des factures entrantes. Le module est construit à partir de l’Arco Routing designer graphique, de sorte que des modifications de procédure sont faciles à implémenter. Le logiciel peut être lié à l’image de la facture et à toutes les données la concernant (montant, taux de TVA, etc.).

La reconnaissance optique des caractères (OCR) peut grandement réduire le temps nécessaire pour l’enregistrement d’une facture. 

Arco DocRoom

Les documents électroniques sont gérés dans un système de gestion électronique de documents et peuvent être hiérarchisés ou catégorisés sur base de métadonnées.   

Quelques fonctionnalités:

  • Les documents peuvent faire l’objet de recherches au moyen d’un navigateur web, incluant les recherches en plein texte (le moteur retrouve le document sur base de mots qui y figurent).
  • Gestion des versions.
  • Des nouveautés peuvent être envoyées automatiquement par courriel sur base de profils.
  • Le niveau de sécurisation est adaptable avec une grande précision.
  • Vous pouvez graver des CD ou des DVD pour l’archivage et la consultation.

Intégration d’Arco avec Centric Solutions :

  • Après avoir digitalisé une facture (scan avec reconnaissance optique de caractères), celle-ci est automatiquement entrée dans  CS Finacc, CS Project et/ou CS Trade. Cela représente une économie de temps très considérable.
  • Au moyen du “documentbutton” de CS Solutions, il est possible d’afficher à l’écran des documents digitaux.
  • Après approbation d’une facture via le flux opérationnel, la décision de validation est directement enregistrée dans CS Solutions.